声像档案管理办法
一、为了加强声像档案管理科学化、规范化、标准化，提高声像档案质量，保证声像档案的齐全、完整和准确，特制定本办法。
二、声像档案是指主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式、记录本所在政治、经济、科学、技术、文化等各项活动中直接形成的、具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、影视片等专门载体的历史记录。它是我所全宗档案的重要组成部分。
三、按照《中华人民共和国档案法》确定的档案管理原则和《中国科学院档案管理工作标准》及《声像档案建档规范》的有关规定，声像档案必须由所综合档案室集中统一管理。任何部门或个不得以任何借口据为己有。
五、综合档案室负责指导、监督、检查本所声像档案材料的形成、积累、整理和归档工作，负责声像档案的接收、再整理、保管和提供利用工作。
六、声像档案的收集归档
1．收集原则
为了保证将有保存和利用价值的声像材料收集齐全，在收集工作中应遵循“以我为主，突出主题，质量精良，内容齐全”的原则。
2．归档内容：
2.1 记录本所主要职能活动和重要工作成果的声像材料；
2.2 领导人和著名人物参加与本所有关的重大公务活动的声像材料；
2.3 本所组织或参加的重要外事活动的声像材料；
2.4 记录本所不同时期的历史基本情况、地理概貌、的声像材料；
2.5记录本所知名人士、著名科学家等名人重要活动的声像材料及宣传资料；
2.6 记录本所各种重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料；
2.7 其它具有特殊意义和长久保存价值的声像材料。
3．归档要求
3.1 凡属归档范围的声像材料，必须由摄录人员或承办单位在摄录工作结束后负责收集、整理，并附上文字说明，及时向综合档案室移交。
3.2 照片与底片必须影像一致，同时归档。
3.3 归档的数码照片，必须是原始版，不能进行技术修改；选用只读光盘作为存储载体。
3.4 归档的声像材料，必须内容完整、图像清晰、声音清楚，载体不磨损、划伤。
3.5 移交声像材料应填写档案移交登记表。
七、声像档案的整理
1．声像档案的整理应遵循有利于保持声像档案的有机联系，便于保管、有利于提供利用的原则。可按载体类别-年度-问题分类，保持分类方案的稳定。
2．声像档案整理前应对声像材料进行筛选和鉴别，选择声音、图像清晰、完整，体现主题内容、主要人物、场景特色等主要因素的声像材料归档。
3．声像档案的保管期限应参照与其相关的文书、科技、基建等档案的保管期限表确定；按涉密程度标注密级，遵照国家相关保密制度规定执行。
4．照片档案的整理按专题或事件进行组册，册内照片的排列应按照事件结合时间先后顺序、重要程度等因素进行排列。
5．照片、底片册的规格及芯页各项内容的填写要求按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）标准执行。
6．数码照片应按事件建立文件夹，存放一组联系密切的数码照片。按年度刻制光盘，光盘保存内容包括存放数码照片的文件夹、数码照片档案目录、光盘说明文件。光盘说明文件应说明本光盘保存的内容、照片数量、密级、制作日期、制作者、光碟类型（CD-R、DVD）等。
7．除胶片照片档案外，录音录像带、电影胶片、光盘等载体的声像档案都要放入相应的载体盒保存。
8．归档的声像档案都应拟写归档文字说明：录音录像带等磁性载体应注明录制者、录制时间、内容、密级、带长（时间）等事项；光盘应注明存储文件的内容、格式、密级、制作日期、制作者光盘类型等事项；电影胶片的文字说明应注明拍摄者、拍摄时间、片名、内容、密级、带长（时间）等事项。
9．声像档案按载体类别?年度?保管实体顺序编号，即盒（盘）号，并填写每个保管实体的说明标签，贴于保管实体外盒的适当位置，保管实体上标明盒（盘）号。
10．除胶片照片档案外，不同载体的声像档案分别编制档案目录。档案目录包括盒（盘）号、内容、制作者、制作日期、密级、保管期限、参见号、备注。
八、声像档案的保管和利用
1．声像档案按照不同载体类别分开排列保管。
2．声像档案库房除具备一般档案库房的安全保管条件外，应远离能够形成磁场的电器设备、设施。
3．声像档案的册、盒、带等应采用竖放保存方式，以防重压。
4．永久保存的声像档案中，以数字形式存储的声像档案应多重备份，具有珍贵价值和历史意义的数码照片应冲洗照片保存。
5．声像档案要定期倒带、复制和转存处理，录音录像带等磁性载体档案倒带间隔为4年，每十年复制一次，光盘等数字存储载体保存的声像档案一般4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。
6．声像档案未经鉴定和批准，任何部门不得擅自消磁和涂改；如需复制，应办理批准手续（形成部门除外）；声像档案的鉴定、销毁应严格按有关规定执行，报经所主管领导批准后，方可销毁和处理。
7．综合档案室严格执行档案借阅制度。原版声像档案不得外借。
二○○六年十月修订
